• Rok 2005
• Rok 2006
• Rok 2007

Kartoteka rejestruje jedynie informacje faunistycznie ważne, których zakres jest dokładnie określony. Są to zwykle dane o stanowiskach lęgowych i pojawach gatunków niepospolitych, o terminach przelotów, oraz dane o dużych koncentracjach ptaków. Dużą wartość ma przykładowo coroczne śledzenie terminów przylotów i odlotów gatunków pospolitych, takich jak dymówka, jerzyk, kukułka, skowronek, czy bocian biały. Każdy ornitolog skrupulatnie i na bieżąco notuje swoje obserwacje. Podstawowy schemat zapisu obejmuje następujące dane: gatunek ptaka, datę obserwacji, miejsce stwierdzenia, ilość osobników (ich płeć i wiek) i ewentualnie szczegóły dotyczące lęgowości. Współpracownikiem Kartoteki może zostać każdy, kto zadeklaruje chęć rzetelnej współpracy i terminowość. Kartoteka zbiera dane w cyklu rocznym - obserwator przekazuje do Kartoteki komplet danych z całego roku, w terminie do 31 stycznia roku następnego.

Każdy obserwator deponując swoje dane w Kartotece Świętokrzyskiej Grupy Ornitologicznej wyraża zgodę na:
- ich wykorzystanie w monografii regionu świętokrzyskiego, która programowo ma powstawać co 10 lat,
- dysponowanie tymi danymi przez Radę Programową ŚGO, która może wydawać regionalne dane osobom/instytucjom, które złożą umotywowany wniosek, zaakceptowany przez Radę większością bezwzględną.

Pierwszeństwo przy korzystaniu z zasobów Kartoteki mają osoby które:
- są stałymi współpracownikami Kartoteki i zasilają ją obfitym materiałem,
- badają przez dłuższy czas dany gatunek (grupę ptaków), lub dany obszar.

Rada każdorazowo będzie rozważała czy ewentualne wydanie danych nie naruszyłoby wysiłku osoby/grupy osób, które w zebranie materiału o danym gatunku/obszarze włożyły najwięcej trudu i będzie takie osoby prosiła o zaopiniowanie wniosku.
Generalnie wydawanie danych powinno służyć napisaniu wydanej drukiem pracy.

Rada wydaje dane, ale także wymaga, aby zostały wykorzystane zgodnie z wnioskiem, komentarzami i zaleceniami cytowania.

Komplet materiałów niezbędnych do współpracy z Kartoteką można uzyskać pod adresem: kartotekasgo@op.pl lub: kartotekasgo@tbop.org.pl albo listownie: Świętokrzyska Grupa Ornitologiczna (TBOP), ul. Sienkiewicza 68, 25-501 Kielce.